5 conseils pour une « conf call » réussie

Une conf call n’est pas si différent d’une réunion où tous les participants sont présents dans le même endroit. Une bonne préparation et ponctualité sont aussi importants quand on organise une conference téléphonique. Voici de précieux conseils pour avoir une conf call réussie.

Etre ponctuel

Même si vous êtes coincé dans une embouteillage, vous pouvez vous joindre à une discussion téléphonique grâce à votre mobile mains libres.

Sélectionner les participants
Une erreur classique du « débutant en conf call » consiste à inviter trop de monde à y participer. Plus ils seront, plus il vous faudra être précis dans les questions et concis dans les réponses, ce qui peut se révéler frustrant. Il vaut mieux avoir une conversation avec 5 ou 6 participants.

Définissez l’objet de la réunion
Pas de réunion sans finalité claire. Lorsque vous envoyez une invitation pour une réunion, précisez avec soin le sujet (de quoi va-t-on parler) et l’objectif (quels types de décision ou d’action seront pris à l’issue de la réunion), de sorte que chaque participant puisse se préparer en fonction.

Faire une introduction
Dites votre nom clairement avant de parler pendant une conference téléphonique.

Savoir capter l’attention
Plus la réunion dure, plus les participants sont tentés à faire d’autres choses, comme répondre aux mails en pianotant le plus doucement possible sur leur clavier.

Capter l’attention des participants est un véritable challenge d’autant qu’il est matériellement impossible de maîtriser les signaux de la communication non verbale. En effet, si 38 % d’un message est transmis par le canal de la voix (ton, articulation, débit, volume), le reste passe par les mots pour 7 % et par le visuel pour 55 %.

Source: L’Express L’Entreprise, image: 123RF

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